INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ART. 13 E ART. 14 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016 PER IL SEGNALANTE E PER LA PERSONA COINVOLTA

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e si applica ai dati personali relativi a Lei in qualità di persona segnalante o persona coinvolta ai sensi, del D.lgs. n. 24/2023, raccolti da Autoingros Torino S.p.A. in qualità di titolare del trattamento (di seguito, la "Società", il "Titolare", "noi" o "nostro", a seconda dei casi) nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni whistleblowing di cui al D.lgs. n. 24/2023 (le “Segnalazioni”).

Potremmo raccogliere le seguenti categorie di dati personali:

1. Dati identificativi come nome e cognome;
2. Dati di contatto come indirizzo/i e-mail, numero/i di telefono, indirizzo/i di posta;
3. Altre informazioni relative a Lei (anche riconducibili alle particolari categorie di dati personali di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR, quali: dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale e/o dati relativi a condanne penali e reati) incluse nelle Segnalazioni o altrimenti acquisite nel corso dell'eventuale istruttoria avviata dall'Organo Gestorio.

La invitiamo a fornire unicamente i dati necessari alla gestione delle Segnalazioni.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione, ove possibile, non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Se agisce in qualità di persona segnalante, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei che raccogliamo ci vengono forniti direttamente da Lei a mezzo della segnalazione o nel corso dell'eventuale istruttoria avviata dall'Organo Gestorio. Se, invece, agisce in qualità di persona coinvolta, la maggior parte dei dati personali relativi a Lei che raccogliamo ci vengono forniti dalla persona segnalante. Inoltre, sia che agisca in qualità di persona segnalante sia che agisca in qualità di persona coinvolta, potremmo raccogliere taluni Suoi dati personali anche presso terzi (ad esempio, persone sentite nel corso dell'eventuale istruttoria avviata dall'Organo Gestorio), registri pubblici o fonti aperte. Non utilizziamo alcuna forma di processo decisionale esclusivamente automatizzato in relazione al trattamento dei Suoi dati personali.

I Suoi dati personali saranno trattati per consentirci di gestire le Segnalazioni e, in particolare, per

1. adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti;
2. proteggere il personale, il patrimonio e i beni aziendali;
3. prevenire, investigare e perseguire la commissione di reati e condotte disciplinarmente rilevanti;
4. accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa ovvero nell'ambito di procedure di arbitrate o conciliazione.

Il trattamento dei Suoi dati personali per la finalità (1) non richiede il Suo consenso in quanta è necessario per l'adempimento degli obblighi di legge cui siamo soggetti, ai sensi dell'art. 6(1)(c) del GDPR. Il trattamento dei Suoi dati personali per le finalità (2), (3) e (4) non richiede il Suo consenso in quanta necessario per il perseguimento dei nostri legittimi interessi sottesi alle medesime finalità, ai sensi degli artt. 6(1)(f) e 9(2)(f) del GDPR. La base giuridica delle operazioni di trattamento in seguito indicate, invece, è il consenso ai sensi dall’art. 6(1)(a) del GDPR; ed in particolare, per:

1. la rivelazione della Sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni;
2. la rivelazione della Sua identità nell'ambito del procedimento disciplinare ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza della Sua identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato;

la documentazione della Segnalazione quando questa viene effettuata mediante sistema di messaggistica vocale registrato o è effettuata oralmente nel corso di un incontro con l’Organo Gestorio.

Nel trattamento dei Suoi dati personali, adottiamo misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi di distruzione, perdita, alterazione (accidentale o illegittima) dei dati personali nonché di comunicazione o accesso non autorizzati agli stessi.

I Suoi dati personali inclusi nelle segnalazioni e nella relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario a dare seguito alle stesse e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. Resta fermo che, nel caso in cui a seguito della segnalazione decidessimo di avviare un procedimento disciplinare o di promuovere un procedimento in sede giudiziaria o amministrativa ovvero una procedura di arbitrate o di conciliazione, i Suoi dati personali saranno conservati per un tempo pari alla durata del procedimento ovvero al periodo di prescrizione dei diritti per il cui accertamento, esercizio o difesa il trattamento si rende necessario, anche se superiore ai periodi di conservazione indicati sopra.

Se agisce in qualità di persona segnalante, i Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente dall'Organo Gestorio, i cui componenti agiranno in qualità di persone autorizzate al trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32(4) del GDPR e dell'art. 2- quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003, e non saranno comunicati a terzi senza il Suo consenso ad eccezione dei casi in cui la comunicazione e necessaria al fine di adempiere ad un obbligo di legge. Se agisce in qualità di persona coinvolta, invece, i Suoi dati personali potranno essere comunicati ai seguenti soggetti, i quali agiranno quali persone autorizzate al trattamento, responsabili ovvero autonomi titolari:

1. Organo Gestorio;
2. persone sentite nel corso dell'eventuale istruttoria avviata dall'Organo Gestorio;
3. nostri dipendenti o collaboratori a qualsiasi titolo;
4. fornitori di servizi e consulenti (ad esempio, avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, investigatori privati, etc.);
5. autorità giudiziarie e di polizia.

Nel caso in cui alcuni dei soggetti indicati sopra abbiano sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), trasferiremo i Suoi dati personali, in assenza di decisioni di adeguatezza e non ricorrendo alcuna delle deroghe di cui all'art. 49 del GDPR, sulla base delle clausole contrattuali standard di cui allart. 46(2) (c e d) del GDPR.

Ai sensi degli artt. da 15 a 22 del GDPR, Lei ha il diritto di:

1. essere informato sulle finalità e modalità del trattamento dei dati personali;
2. accedere ai dati personali;
3. rettificare i dati personali incompleti, inesatti o non aggiornati;
4. ottenere la cancellazione dei dati personali;
5. ottenere, nei casi previsti dalla legge, la limitazione del trattamento dei dati personali; opporsi in tutto o in parte, nei casi previsti dalla legge, al trattamento dei dati personali;
6. ottenere, se tecnicamente fattibile, la portabilità dei dati personali.

Nel caso in cui sia richiesto il consenso per il trattamento dei dati personali, potrà, altresì, revocare in qualsiasi momento il consenso già prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Può esercitare i diritti di cui sopra e richiedere qualsiasi informazione sul trattamento dei dati personali contattando il titolare del trattamento dei dati al seguente indirizzo privacy@autoingros.it nonché inviando lettera raccomandata all'indirizzo Corso Carlo e Nello Rosselli, 181 – 10141 Torino (TO). Inoltre, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), nel caso in cui ritenga che siano stati violati i diritti di cui e titolare ai sensi del GDPR. Resta fermo che, ai sensi dell'art. 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003, qualora dall'esercizio dei diritti di cui sopra possa derivare un pregiudizio effettivo e concrete alla riservatezza dell'identità della Persona Segnalante, non daremo seguito alla Sua richiesta. Se agisce in qualità di Persona Coinvolta, potremmo, in ogni caso, ritardare, limitare o escludere l'esercizio dei Suoi diritti per il tempo e nei limiti in cui ciò risulti necessario per salvaguardare la riservatezza dell'identità della Persona Segnalante. Di ciò Le daremo comunicazione motivata. In tal caso, potrà esercitare i Suoi diritti tramite il Garante con le modalità di cui all'art. 160 del D.lgs. n. 196/2003.